A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) chegou para ficar e promete modernizar a emissão fiscal, facilitando esse processo tanto para as empresas, quanto para o Governo e, inclusive, para o consumidor. Em alguns estados, a substituição da nota fiscal em papel pelo processo eletrônico já é obrigatório para as empresas, mas mesmo assim, ainda há empresários que têm dúvidas sobre como emitir nota fiscal eletrônica. Se esse é o seu caso, fique tranquilo: neste post, vamos explicar um pouco mais sobre a emissão da NF-e e traremos um passo a passo simplificado para você aplicar no seu negócio!

O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A essa altura, você provavelmente já sabe, mas é sempre válido reforçar. A Nota Fiscal Eletrônica surgiu como substituta à nota fiscal impressa, aquele recibo que documenta as operações de circulação de mercadorias – e que serve como comprovante da transação e, principalmente, para facilitar o recolhimento de impostos pelo Fisco.

Agora, com a NF-e, esse processo é completamente eletrônico. Após uma venda de determinado produto, o fornecedor documentará os dados da operação de venda e essas informações serão transformadas em um arquivo digital (no formato XML), que é diretamente repassado para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) local via internet. A Sefaz, por sua vez, devolverá outro arquivo, que é a nota fiscal propriamente dita. Dessa forma, a relação entre empresas e Governo se torna bem mais simples, dinâmica e econômica – e também são reduzidos os custos com papel e impressão.

E as facilidades não acabam por aí, pois quem adquire o produto também é beneficiado nessa troca. Ao finalizar uma compra, o cliente receberá, no lugar do antigo recibo impresso, um DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) com um chave de acesso à NFe. Esse comprovante pode ser impresso ou enviado por e-mail, de forma resumida ou completa, conforme for a preferência do consumidor – o que garante mais comodidade e transparência.

Quem deve emitir a NF-e?

Como esta é uma mudança bastante significativa, ela está sendo realizada gradativamente. Mas é importante saber que cada estado possui suas próprias regras: em alguns, a emissão da NF-e já é obrigatória, para outros, essa implementação ainda está sendo em etapas.

De forma geral, devem emitir Nota Fiscal Eletrônica as empresas que realizam determinadas operações e que recolhem o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Para saber se a sua empresa já consta na lista de obrigatoriedade, basta acessar o Portal NF-e da Secretaria da Fazenda ou procurar a Secretaria da Fazenda do seu estado.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Se você já está se adaptando ao novo modelo da NF-e, saiba que é bastante comum surgir algumas dúvidas no meio do caminho. Mas não precisa ficar preocupado: para ajudar você nesse processo, separamos um passo a passo bem simples de como tirar nota fiscal eletrônica. Confira:

1 – Adquira um certificado digital

Para poder emitir notas fiscais eletrônicas, é muito importante que você tenha uma assinatura digital com validade jurídica, ou seja, um certificado digital. Você pode adquirir a sua junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Receita Federal.

2 – Realize o credenciamento da sua empresa na Secretaria da Fazenda

O segundo passo é realizar um cadastro para emissão de NF-e na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que a sua empresa está localizada. Como falamos acima, cada estado possui suas próprias regras, portanto, o credenciamento de cada um também é diferente e pode exigir documentações diversas. Uma dica é, inicialmente, escolher a modalidade de credenciamento “em homologação”, pois dessa forma você pode testar o envio das suas notas sem validade oficial – como uma espécie de treinamento.

3 – Instale um software emissor de NF-e

Para poder enviar as suas notas fiscais eletrônicas para a Secretaria da Fazenda, você precisará instalar um software habilitado para emissão de NF-e. Alguns governos estaduais oferecem esse programa gratuitamente, que pode ser adquirido através da própria Sefaz. No entanto, recomenda-se a adoção de sistemas de gestão empresarial que realizem esse serviço, uma vez que os programas gratuitos apresentam algumas falhas e muitos, em breve, deixarão de funcionar.

4 – Adquira uma impressora não fiscal

Outro passo importante nessa mudança, e que representa uma das maiores economias, é substituição das impressoras antigas pelas impressoras não fiscais. A maior parte do processo, como você já sabe, será digital, mas você ainda pode imprimir os comprovantes quando necessário. A vantagem é que estes novos modelos, além de serem mais baratos e não demandarem um tipo específico de papel para impressão, trazem ainda mais agilidade e flexibilidade para as empresas. Gostou das dicas? Agora você já sabe como emitir Nota Fiscal Eletrônica, mas se surgir mais alguma dúvida, consulte a Sefaz do seu estado. Com os softwares e equipamentos certos, você consegue implementar essa novidade na sua empresa sem medo e de forma muito fácil e segura!

Fonte:
http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/como-emitir-nota-fiscal-eletronica/97744/